LL流　見積管理方法の考察！　専用ソフトがなくても　エクセル・スプレッドシートで実現したい！

みなさま「【LL流】見積テンプレートVer1」はコピーしていただけましたでしょうか？
　まだの方はぜひコピーして使ってみてくださいね！

　テンプレート置き場はこちら　→　【　テンプレート　】スプレッドシートテンプレート

　本投稿では管理人が見積テンプレートを作ってみて思ったことや、改良したいと思ったことを中心に考えて見たいと思います。

見積をエクセル・スプレッドシートで管理する時の問題点

　エクセル・スプレッドシートを使った見積管理について検索すると、検索結果には有償の見積管理システムの広告が目立つと思います。
　知りたいことはこれじゃないんだよなぁ…‥なんて、検索結果を下位の方まで見てみても、ゴリゴリのVBAでつくったものだったり、ACCESSをつかったVBAだったり、今ではワードプレスを使った見積管理なんて記事にたどり着いたりしますね。

「求めているのはこれじゃないんだ！　グーグルさん頼むよ！」

　なんて、心のなかで叫んでみても、エクセル・スプレッドシートには限界というものがあり、見積管理システムになりえない理由があるようです。

エクセルやスプレッドシートが見積管理に使えないのはなぜ？

　では、なぜエクセル・スプレッドシートが見積管理に使えないのかを考察していきたいと思います。

管理専用ソフトにあってエクセル・スプレッドシートにないもの。

UI（ユーザーインターフェイス）は一概にコレってって表現方法が曖昧なので、ここで指すのは見積管理専用の画面という意味で考えていただければ想像しやすいかと思います。

　大前提として、エクセル・スプレッドシートを使って販売管理ソフトのようなものを作ることは可能です。
　ですが、機能を統合させればさせるほどUIの問題というのが顕著に現れてくるのです。

なんでUIがそんなに大事なのか？

　見積・仕入入力・売上入力・入金管理などなど、販売管理の全てをエクセル・スプレッドシートで作った場合、使い方を覚えるのが非常に難しくなります。
　もちろん専用の管理ソフトを使ったとしても覚えることは多いのですが、わかりやすさが段違いというのはもちろんのこと、入力ミス、データ保護、処理能力でさえ専用ソフトの足元にもおよばないのです。

「いったいどういうこと？」

　と、まだピンときていない方が多いかもしれませんので、数ある問題点の一つとしてほんの一例をご紹介いたします。

コピペの恐怖

　たとえば、エクセル・スプレッドシートを使ってデータ入力している時、コピペを使ったことが無いという方は少ないと思います。
　データをコピペすれば入力の手間が省けて便利ですよね。
　ですが、この便利なコピペがエクセル・スプレッドシートの天敵となります。
　なぜかといえば、そこに数式や、絶対参照、条件付き書式、名前などが設定されていた場合、その全てを台無しにしてしまう可能性が高い非常に危険な行為だからです。
　名前、条件付き書式は多重化され、数式、絶対参照は崩れて論理エラーを起こすことになります。

　わかりやすくいえば、特にエラーは起きてないけど、見た目は崩れて計算結果が間違った答えを吐き出してる状況となります。カオスです……。
　そして、もしその状態で保存ボタンを押してしまうと復元不可能になってしまう可能性が大いにあります。
　気づいた頃には後の祭りで、また一からデータ入力のやり直しをするはめに……なんて、考えただけでも恐ろしいですね。

専用ソフトの必要性

　さて、さきほど申したとおり、これはほんの一例にすぎませんが、たかがコピペをしたというだけでこれです。
　どうがんばっても不特定多数の人間が同じようにデータを扱えるはずがありません。
　エクセル・スプレッドシートを日常的に扱っていたとしても、コピペが危険な行為という概念をお持ちの方はほとんどいらっしゃらないかと思います。
　おそらく大半の方は、コピペ失敗すると罫線が崩れちゃうなー、といった程度にしかコピペの危険性というものを理解していないのではないでしょうか？

　エクセル・スプレッドシートは、非常に優れた自由なソフトであるがゆえに、覚えることは膨大で、気をつけなければいけないことが山程あります。
　そして、その上で誰かが作った見積管理シートの扱い方を覚えるという難題が待ち受けているのですから、専用の管理ソフトの必要性が理解できるというものです。

専用ソフトとの棲み分け

　あまりいい例えとはいえないかもしれませんが、関係性はiPhoneとAndroidで例えるとわかりやすいかもしれません。

　機能は制限されているが、扱いやすく信頼性も抜群なiPhoneが専用ソフトなら、自由度は高いが、わかりにくく、信頼性に欠けるAndroidがエクセル・スプレッドシートで作った独自の管理方法といったところでしょうか。

それでも、エクセル・スプレッドシートで実現したい！

　無理無茶無謀と言われても、エクセル・スプレッドシートの素晴らしさを理解している方なら、

　もしかしたら可能なんじゃないか……
　
　と、そう考える方は少なくないと思います。
　かくいう管理人も、こんなブログまで開設してしまうほどの表計算ソフト好きなので、毎日のようにそんな夢を思い描いています。

エクセル・スプレッドシートで作る挫折ポイント

　実際に自分でテンプレートを作ってみて、いざ誰かに見てもらった時、メチャクチャ頑張って完成させたという高揚感を叩き落されてしまう結果が待っていた、なんて、経験はないでしょうか？

• わからない
• もっとこうして欲しい
• 計算がおかしい
• 使いづらい　などなど……

　管理人の奮闘はここで一時停止しました。
　しかし、夢は諦めきれないものです。

管理人の目標

　このブログを開設するにあたり、大きな目標として、販売管理システムの完成を目指していきたいと思いました。
　もちろん、これはあくまで管理人が目指す目標であって、今すぐ実現可能なわけではありません。
　しかし、管理人はできると思っています。

　なぜなら、あの頃にはなかったスプレッドシートがあるからです！

　一時期はエクセルで夢を見ましたが、そこには大きな壁がありました。
　しかし、スプレッドシートが持つ可能性は、エクセルの壁を壊せるんじゃないかと思っています。

【LL流】見積テンプレートVer1で実現できた工夫

1. コピペ中心に作業をする想定で、数式、条件付き書式の場所を考慮
2. 便利機能を使うにあたり、極力入力させない・間違えないように工夫
3. 入力するデータは加工しない。
4. 数式が入っている場所を可能な限り色分け
5. わかりにくさをできるだけ排除

　といったところでしょうか。
　もっと扱いやすくしたかったのですが、スプレッドシートの都合上、これ以上は難しいと断念いたしました。
　スプレッドシートはエクセルにある便利な機能がまだまだ備わってない感じですね。

【LL流】見積テンプレートVer1で悔しさが残る改善要項

1. シートの保護をしてデータ保全したかったのですが、スプレッドシートの機能では実現できませんでした。要検討案件
2. 見積Noをデータ化して管理したかったのですが、シート関数だけでは実現が難しそうでしたので、Ver2ではGAS（Google Apps Script ）を使って実現したい。
3. 注文書、注文請書の同時作成は複雑になるので断念。Ver2でGAS（Google Apps Script ）を使って実現したいと思います。
4. 商品マスターからの金額取得はまだ商品マスターテンプレートが出来上がっていないので断念
5. 仕入れ、販売の消込管理はまだ仕入れ販売管理テンプレートが出来上がっていなかったので断念

　思いつく限りではこんなところでしょうか？
　次に、どんな業務でテンプレートが活躍できるのかを考察してみましょう。

テンプレートが活躍できそうな業務

管理人がイメージしているビジネスフロー

販売管理業務（事務）

集計→振り分け→決算書作成


　ざっくりと書き上げましたが、主に上記業務で活躍できそうかなと思います。
　しかし、大事な業務を管理するなら専用ソフトを使うのが普通でしょう。　

　大企業・中小企業はほとんど専用ソフトを使っていると思いますし、中小企業、個人事業でも使いやすい低価格な専用ソフトも数多く出回っています。
　今では専用ソフトに蓄積されたデータを吸い出し、社内資料として見やすく加工するような業務でエクセル・スプレッドシートを使うというのが主な活躍の場ではないでしょうか。

テンプレートはエクセル？　スプレッドシート？

　このように、メインの業務ではあまり使われない表計算ソフトですが、管理人はあえてそこに挑戦し、使えるテンプレートを作成してみたいと思っています。

　管理人はこの挑戦に挑むにあたり、スプレッドシートを扱いたいと思います。

　なぜなら、スプレッドシートには、エクセルにも、専用ソフトにも劣らない優れた可能性があります。

　それは、スプレッドシートがオンライン作業を前提とした設計となっているということです。

　この特性を活かせば、専用ソフトよりも使いやすいと感じる可能性が大いにあると思います。
　ただ、スプレッドシートの可能性について語りはじめてしまえば、この投稿が長すぎるものとなってしまいます。
　次回はスプレッドシートをとことん考察していきたいと思います！