どうも、コーヒークジラです。
今日は【LL流】見積テンプレート Ver1をバージョンアップさせた最強のテンプレートをご紹介いたします。
今回作成したテンプレートはタイトルどおり、見積を作ると発注書も請書も同時に作成してしまうというテンプレートとなります。
あれ？ 神テンプレートってもしかして……
はい、そう思った方はとても察しが良い方ですね。
そうです、管理人が作ったテンプレートを勝手に神テンプレートと称してタイトルに使わせていただきました。
釣りタイトルと言われても仕方ありませんね。
ですが、このブログを開いてくれた方のために自信を持ってスプレッドシートテンプレートを作成いたしましたのでぜひ見ていってください。
【見積書・発注書・請書】同時作成テンプレート Ver1 完成！
ダウンロード・コピーリンク
では早速テンプレートを見たいという方のためにリンクを記載いたします。
テンプレート直リンク → クリック
テンプレート見本PDF → クリック
その他テンプレート置き場 → クリック
上記リンクより閲覧専用のスプレッドシートをコピーしてご使用ください。
使い方の説明も入っていますので、ある程度エクセルやスプレッドシートを使ったことがある方ならすぐにわかると思います。
【LL流】見積テンプレート Ver1から変わったこと
管理人が満を持して作成した【LL流】見積テンプレート Ver1をベースに、ブラッシュアップと機能追加をしました。
１ 見積書を作成すると発注書・請書が同時に作成されるようになりました。
２ 分かりづらかった記入欄を白抜きしてわかりやすくしました。
３ 住所が入り切らない場合に備えて住所２欄を追加しました。
４ 記入例をブラッシュアップしました。
注意事項
本テンプレートで注意することを簡潔に箇条書いたします。
※ 本テンプレートはコピー後、すべてをご自身の責任にてご使用ください。（計算式の不備、論理エラーなどの不具合があるかもしれません）
※ 本テンプレートをご使用にあたり管理人が作成していないもの（フォントや画像など）は著作権により保護されている場合がありますので、ご自身でご確認の上ご利用ください。
１ シート内の全てが印刷範囲のため、必ず印刷するページを指定してください。
２ ページ１が見積 ページ２が別紙詳細 ページ３が発注書 ページ４が請書で、以後印刷用にレイアウトしていません。
３ セルを保護していないため、数式が入ったセルも記入や削除ができてしまいます。特に禁止をしているわけではないので、わかる方のみ改変してみてください。
４ 計算式のミスなどがある可能性があります。お気づきの点はコメントいただけると嬉しいです。
５ このテンプレートはご自身の責任の上、自由にご使用ください。
【見積書・発注書・請書】同時作成テンプレート Ver1 解説！
さぁ、ここからが本ブログの本編となります。
前回スプレッドシートを考察していきたいと話をしましたね！
それがなぜ新作テンプレート発表となったのか？
それは、常日頃管理人が思っているある信念に基づくやり方で話をしていきたいと思っているからです。
それは、わかりやすい叩き台（ある程度完成した資料）を作ってから説明したい！ ということです。
管理人の勝手な思いで恐縮ですが、どうでもいい使えない一例を挙げて、こんなことできます！ なんて説明がきらいなのです。
より実践的で、実際にどう使うのかが実演できる資料が手元にあったらイメージする必要なんてありませんよね。
もし、なにかイメージすることがあるなら、それを発展させて自分ならどう使うかをイメージすることに脳のリソースを割いていただきたいと思います。
スプレッドシートの弱点を克服する奇策
今回一番頭を悩ませたのは入力する場所を明確にしたいという思いでした。
【LL流】見積テンプレート Ver1 ではその方法が思いつかず、記入例に数式が入っている場所を記入例に明記して注意喚起という形をとりました。
前回記事にも書きましたが、スプレッドシートはコピーしたシートにセルの保護が引き継がれないという弱点がありました。
そのため、基本的に見積書シートをコピーして使うだろう今回のテンプレートにはその方法が使えませんでした。
しかし、今回管理人が思いついた奇策というのが、条件付き書式を使って入力場所を白抜きするということでした。
基本背景をグレーに変え、入力欄を白抜きすれば、どこに入力すべきか一目で分かります！
ですが、印刷範囲をグレーにすることはできないため、前回は注意喚起をすることで回避していました。
しかし、今回は違います。客先名を記入すると印刷範囲の背景がグレーから白に変わるという条件付き書式を設定することでこの難題クリアしました！
とりあえずどのようなものかを御覧ください。↓GIF参照
白抜きされていれば、入力していいセルが一目瞭然ですね！
しかも、客先名を記入すれば印刷範囲の背景は白くなります。
では、次に管理人がどのようにしてこのような複雑な範囲で条件付き書式を設定していったかをご説明いたします。
広範囲で穴があいた条件付き書式の簡単な設定方法
大げさに書いてきましたが、このやり方はきっと誰もが思いつくはずです。
ですが、いざやろうと思うと範囲がバラバラで、何度も範囲を選択しては条件を設定しなければならないということに気づきます。
「そんな作業いちいちやってられるか！」
はい、そんな声が聞こえてきそうです。この程度のテンプレートだとしても、そう叫びたくなるような作業量です。
しかし、今回ご紹介する方法ならとても簡単に実現可能になります！
簡単に言えば、セルをグレーにする条件を全セルに設定してから、入力欄だけ条件を解除いたします。
下記にやり方を２つご紹介いたします。
１ 条件付き書式が設定されたセルを選択し、メニューの【表示形式】をクリックしドロップダウンリストから【書式をクリア】をする。
２ 条件付き書式が設定されていないセルをコピーして、右クリックメニューの【特殊貼り付け】の中にある【条件付き書式のみ貼り付け】をする。
上記２つのやり方を実際に御覧ください。
このやり方であれば、とても簡単に条件付き書式を穴あきにすることができます！
ちなみに、エクセルではメニューの【ホーム】にある【条件付き書式】をクリックして、【選択したセルからルールをクリア】で同様の作業ができます。
スプレッドシートの可能性
前置きが長くなってしまいましたが、ここからはスプレッドシートの可能性を少しお話していきたいと思います。
まず、実際にテンプレートをご覧いただき、スプレッドシートがエクセルにも劣らないものであると理解していただけたかと思います。
おそらく、いままで皆様の中にはスプレッドシートがどの程度使えるのか不安で手を出していなかった方も多いのではないでしょうか？
なので、管理人がテンプレートを作成した理由の一つに、皆様にスプレッドシートが本当に使えるものなのだとご理解いただきたかったという思惑があります。
第一印象としては、エクセルと比べると弱点が目立つ傾向にはあります。
ですが、そこで見切りをつけず使い方をマスターすれば、スプレッドシートには乗り換えたくなるような素晴らしい機能がたくさん搭載されているのです！
なぜエクセルではなくスプレッドシートなのか？
前回スプレッドシートはオンラインを前提に設計されたものだからとお話しました。
しかし、今ではエクセルオンラインというスプレッドシートのようにブラウザから操作できるエクセルが誕生いたしました。
「なら、エクセルの方がいいんじゃない？」
そう思われる方もいらっしゃるかと思います。
ですが、エクセルオンラインでは、マクロが使えないのです。
「たったそれだけ？ マクロなんて使わないし」
そう思われた方も多いかと思います。
ですが、さらに理由を挙げると、外部参照ができません。
「いや、外部参照とかしたことないし」
確かにそういう声も少なくありません。
しかし、この２つ事実がエクセルオンラインでは駄目な理由なのです。
管理人もエクセルオンラインができた頃には歓喜いたしました。
しかし、マクロが使えず、外部参照もできない事実に愕然とした思い出があります。
マクロは操作ミスを防ぐために必要だったり、入力を補助したりといった使い方ができます。
外部参照はブックを肥大化、複雑化させないために必要な機能です。
いつかはエクセルオンラインでもこの機能が実装されるだろうと待っていました。
しかし、現実には2014年2月にOfficeオンラインが発表されてから未だに実装されていません。（もっと以前から名前の違うブラウザ版はありました）
その間スプレッドシートの開発は目覚ましい改良が続き、ほとんどエクセルと変わらないくらいに高機能になり、主要な関数はほぼ互換できているといえるまでになりました。
それでいて、マクロと同種のGAS（Google Appsスクリプト）が使え、外部参照も可能なのです。
そして、それが無料で使える。
なぜみんなスプレッドシートを使わないんだ！
管理人は心底不思議でした。
ですが、理由は多かったのです。
スプレッドシートがいまいち流行らない理由
１ オンラインストレージベースなので、社内規定的にコンプラ違反。
２ そもそも、PCがインターネットに繋がっていない。もしくは社内セキュリティ的にインターネットが規制されている。
３ 管理できる人がいない。
４ グーグルのサービスを理解できない
５ グーグルを信用できない（突然のサービス終了など）
他にも理由は多くあります。
ですが、管理人はこのようにオンラインを否定する現状が非常に問題であると感じています。
今後のビジネス環境
こんなふうに言うと偉そうに聞こえてしまうかもしれませんが、ビジネスのスピードはどんどん加速傾向にあり、オンラインを使った効率化は埋めがたい差を生んでいます。
活用できる企業は成長を続け、とどまった企業は衰退していく。
これから事業を始めるにしても、オンライン環境下のビジネスについていけない個人事業主では、成功する確率に大きく差が生まれてしまいます。
さらに、今ではリモート環境が注目されつつあります。
一度始まってしまったこの流れは止めることができず、良い人材の確保が容易になり、中間管理職が不要になり、より良質なサービスを提供できる企業が増えていくことでしょう。
地道な訪問営業が負ける日は近いかもしれません。
オンラインで信用を勝ち取る！
これからのビジネスに必要な鍵はそこにあると思います。
現状、お世辞にもオンラインに信用があるとは言い難い状況です。
しかし、ITの知識を十分に備えた人が増えていけば、信用に値する取引をオンラインで容易に可能となり、ビジネスは加速いたします。
そして、その流れは今後数年で反比例的に比率を上げていくでしょう。
グーグルの優位点
そんな中、どのサービスを使えば良いのだろうかと思うはずです。
国内企業のサービスを使うのか？
独自開発したソフトを使うのか？
いろいろ選択肢は多いかと思います。
しかし、大企業でもない限り、独自開発したソフトや国内企業が提供する高額なサービスを使うのは難しいでしょう。
起業したてのスタートアップ、小規模な会社が使うオンラインビジネス環境として、リモートにも、セキュリティにも配慮された安価なサービスといえば、Office365か、gsuiteが思い浮かぶかと思います。
現状ではOffice365が優勢だと言われています。
ですが、無料のアカウントを持っているのは圧倒的にグーグルの方が優勢でしょう。
ビジネスツールとしての劣勢は免れませんが、無料アカウントのシェアでは追随を許さない状況だと思います。
今後、セキュアな取引を行う上で、BtoC BtoB ともに、無料アカウントで大きなシェアを持っているグーグルが巻き返してくる可能性は大いにあります。
今はまだ脚光を浴びてはいませんが、コスト、スピード、信用を大きく前進させ、マイクロソフトを脅かす存在になるはずです。
とまあ、世迷い言をいくら述べても始まりませんね。
現状、はっきりとした優位性はグーグルのサービスの多くが無料であり、誰もがその存在を知っていて、無料のアカウントを取得しているということです。
そして、コレほどまでに育て上げたOffice環境サービスをそう簡単に手放すとは思えませんので、最低でも数年でサービス終了することはないでしょう。
終わりに
スプレッドシートの考察と言いつつ、なぜかビジネス環境の話ばかりになってしまいました。
しかし、スプレッドシートを扱う上で、今後の展望は非常に大事な要素となります。
いくら優秀なソフトだとしても、使えなければ意味がありません。
スプレッドシートを習得するのが無駄な時間だと感じてしまえば学習スピードも半減してしまいます。
皆様がスプレッドシートは今後も目が離せないほど活躍する可能性のある優秀なソフトだとご理解いただけたら、この記事を書いた意味があるといえます。
次からはもっと細かいスプレッドシートの魅力について語っていきたいと思います。
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